República bolivariana de Venezuela
Ministerio del poder popular para la educación superior
I.U.T “Rufino Blanco Fombona”
Guatire – estado Miranda
OUTSORCING
Alumno:
Arnaldo Reina
C.I: 20.210.172
5º Contabilidad
Profesora:
Yelitze Quintero
Guatire, marzo 2012
Índice
Introducción…………………………………………………………………….………3
Que es el
Outsorcing
……………………………………………………...……...4
Tipos………………………………………………………………………...………..…4
Aspectos claves ………..…………………………………………………...…….4
y 5
Porque aplicar
Outsorcing ………………………………………………………..…5
Ventajas……………………………………………………………..………..……5
y 6
Desventajas………………………………………………………….………..……….6
Metodología……………………………………………………………….....6,
7, 8 y 9
Conclusión……………………………………………………………………………10
Introducción
Los ejecutivos de hoy en día se
enfrentan a una gran cantidad de cambios y tendencias sin precedentes. Estos
cambios incluyen la necesidad de ser globales, la necesidad de crecer sin
usar más capital, la necesidad de responder a las amenazas y oportunidades
de la economía, el envejecimiento de la fuerza laboral, la reducción de
costos y batallar por el pensar del consumidor.
Parte de estas tendencias
actuales es el Outsourcing que es cuando una organización transfiere la
propiedad de un proceso de negocio a un suplidor. Se basa en el desprendimiento
de alguna actividad, que no forme parte de las habilidades principales de
una organización, a un tercero especializado. Por habilidades principales o
centrales se entiende todas aquellas actividades que forman el
negocio central de la empresa y en las que se tienen ventajas competitivas con
respecto a la competencia.
A continuación se desarrollaran
aspectos importantes como algunas definiciones de Outsourcing, tipos, aspectos
claves, ventajas y desventajas del mismo así como las estrategias.
En fin Outsourcing es un tema
sumamente interesante que si es bien aplicado puede reducir escandalosamente
los costos directos de una empresa.
Que
es Outsourcing
Es el uso
de recursos exteriores a la empresa para realizar actividades tradicionalmente
ejecutadas por personal y recursos internos. Es una estrategia de
administración por medio de la cual una empresa delega la ejecución de ciertas
actividades a empresas altamente especializadas.
El Outsorcing es una tendencia actual que ha
formado parte importante en las decisiones administrativas de los últimos años
en todas las empresas a nivel mundial
Tipos
Deslocalización:
también conocido como off-shoring, implica la contratación de servicios a
terceros radicados en países que ofrecen costos menores a causa de la
legislación laboral, entre otros factores
In-house:
es el Outsourcing que se produce en las instalaciones de la organización contratante
del servicio
Off-
site: cuando es servicio de outsoucing se produce en las instalaciones de la
propia empresa que lo presta
Co-
sourcing; modalidad en la cual el prestador de servicio Outsourcing ofrece
algún tipo de valor añadido a su cliente, como compartir los riesgos
Colaborativo:
se aplica a la utilización capacidad de la capacidad ociosa en las operaciones
para producir artículos o prestar servicios a un tercero. El termino enfatiza
las oportunidades de colaborar con los jugadores en los que tradicionalmente no
se había pensado
Aspectos claves del Outsourcing
Referencias Comerciales: Revisar
con quién trabajan y solicitar referencias a sus clientes para saber que
experiencia han tenido con ellos.
Confiabilidad: Es importante que sepas cuánto tiempo llevan operando y si no han tenido
cambios de domicilio o razón social, ya que es muy importante la continuidad en
las relaciones de trabajo, además de verificar que estén operando de manera
legal.
Otorgamiento de Fianza: Es muy
importante que al entregar la administración de tu nómina exijas que te sea
entregada una garantía, en virtud de que si existiese alguna contingencia la
gente queda protegida por el pago de sus salarios.
Revisar pagos de cuotas e impuestos: Muchas
empresas al dar de alta a sus trabajadores lo hacen con salarios menores o
muchas veces no los dan de alta, por lo que es importante exigir la planilla de
SSO, INFONAVIT y el pago de impuestos correspondientes.
Sistemas de Control: Es muy
importante que la empresa que contratemos realmente funja como patrón, ya que
muchas veces los empleados no están enterados de que existe una empresa que se
encarga de pagarles y es su patrón.
Delimitar Responsabilidades: Debemos
tomar en cuenta que la empresa que se contrate tenga el capital suficiente en
caso de contingencias y que además el cliente no salga afectado, porque de otra
forma solo estamos encareciendo la operación.
Porque aplicar la herramienta
Entre
los múltiples motivos que pueden llevar a un empresario a recurrir al
outsourcing , existen cuatro que merecen citarse:
Primero: el interés en hacer las cosas
de una manera mas eficiente , aprovechando la consecuente reducción de costos.
Segundo: Descubrir que ciertas
actividades realizadas dentro de la empresa podrían ser ejecutadas , de forma
mas efectiva , por una compañía especializada en ese tipo de tareas , con la
consecuente mejor calidad de servicio a menor precio.
Tercero : La posibilidad de transformar
costos fijos en costos variables , habida cuenta de que al recurrir a un especialista
para efectuar un trabajo determinado , la compañía solo incurrirá en gastos ,
en el momento que necesite el servicio.
Cuarto : La optimización de los
recursos humanos , por cuanto la firma contratada se encargara de su
entrenamiento constante.
Ventajas
La compañía contratante, o
comprador, se beneficiará de una relación de Outsourcing ya que logrará en
términos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que tenía
internamente con "Costos Inferiores" en la mayoría de los casos, en
virtud de la economía de escala que obtienen las compañías contratadas.
En estos casos la empresa se
preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las diferentes áreas de
su organización, dejando que la empresa de Outsourcing se ocupe de decisiones
de tipo tecnológico, manejo de proyecto, Implementación, administración y
operación de la infraestructura.
Otroas ventajas de contratar una empresa de Outsourcing:
Le permite a la empresa enfocarse al máximo en sus
actividades empresariales.
Los riesgos se comparten.
Desventajas
Los
trabajadores subcontratados no son empleados pagados por la empresa, por lo
cual no tienen un incentivo de lealtad hacia ésta. No tienen un sentido de
pertenencia.
Son trabajadores contratados por "proyecto", a pesar de que la
tarea que realizan suele ser continua. Por este motivo es común la
"huida" de los trabajadores si encuentran un empleo de mayor calidad,
con lo cual la calidad del servicio se suele resentir, ya que sustituir a los empleados que se
van, no es fácil.
La alta rotación de personal de la empresa que ofrece el outsourcing,
debido a que sus empleados hacen trabajos muy rutinarios, repetitivos, que no
les ofrece un espacio de promoción o de
integración real a la empresa que los contrata.
Elimina puestos de trabajo de la empresa contratante porque son los
"externos" los que comienzan a realizar las actividades no
prioritarias de la empresa.
Metodologia
Combinar tecnología,
recursos humanos y recursos financieros
Analizar si la empresa esta
preparada cultural, técnica y gerencialmente para ser sometida a un proceso de
outsourcing en un momento determinado
Diseñar un programa de
outsourcing partiendo de este análisis, establecer cronogramas, necesidades y
todos los recursos que se requieren para llevar a cabo el proceso
Prepararse
para la implementación, y adquirir los recursos necesarios para que pueda ser
manejado por control remoto (vía Internet, por ejemplo)
Pasos
¨ Fase O:
Inicio
¨ Fase 1:
Evaluación.
¨ Fase 2:
Planeación.
¨ Fase 3:
Contratación.
¨ Fase 4:
Transición.
¨ Fase 5:
Administración.
Para cada una de las fases se
contestaran las siguientes preguntas:
- ¿Qué hace la Fase?
- ¿Cuánto tiempo deberá tomar?
- ¿Quién participa?
- ¿Qué se entrega?
- ¿Qué decisión se toma?
A continuación explicamos cada
una de las fases:
FASE "0" - INICIO
¿QUÉ HACE?
Identificar el alcance de lo que
está considerando para el Outsourcing, Establece los criterios, las marcas
importantes, iníciales y los factores "adelante/alto" para las
decisiones iníciales. Asigna recursos iníciales para "poner las
semillas" del proyecto.
¿CUÁNTO TIEMPO?
De dos a cuatro semanas.
¿QUIÉN PARTICIPA?
Esta fase es iniciada por el
gerente ejecutivo o un miembro del consejo que esté patrocinando el
estudio de factibilidad.
¿QUÉ SE ENTREGA?
Un documento que establece el
alcance del proyecto y las cuestiones administrativas.
¿QUÉ SE DICE?
Examinar (o no) los beneficios
estratégicos.
FASE "1" - EVALUACIÓN
¿QUÉ HACE?
Examina la factibilidad del
Outsourcing; define el alcance y los límites del proyecto e informa en que
grado el proyecto satisfaga los criterios establecidos.
¿CUÁNTO TIEMPO?
De cuatro a seis semanas.
¿QUIÉN PARTICIPA?
Un pequeño equipo encabezado por
el patrocinador, por lo menos un gerente de una función (por ejemplo, de
finanzas o de recursos humanos), que no se vea personalmente afectado por el
resultado de la evaluación.
.¿QUÉ SE ENTREGA?
Un estudio de factibilidad o de
otro tipo (vea la lista de contenido). Una decisión acerca de si se debe o no
proceder a la etapa de planeación.
¿QUÉ SE DICE?
Decisión acerca de proceder o no.
FASE "2" - PLANEACIÓN
DETALLADA
¿QUÉ HACE?
Estable los criterios para la
licitación, define con detalle los requisitos y prepara una lista breve de
invitaciones para el concurso.
¿CUÁNTO TIEMPO?
De ocho a diez semanas.
¿QUIÉN PARTICIPA?
El equipo formado durante la fase
1, mas 1 representante de compras (abastecimiento o contratos), del
departamento jurídico y de recursos humanos, en caso de que no estén
representados.
¿QUÉ SE ENTREGA?
En plan de proceso de licitación,
incluyendo documentación para la licitación, descripción de los servicios, borradores de acuerdo al nivel de
servicio y una estrategia para las negociaciones con los proveedores.
¿QUÉ SE DECIDE?
A quién se invita a concursar,
bajo que criterios y las medidas del desempeño.
FASE "3" - CONTRATACIÓN
¿QUÉ HACE?
Selecciona a un contratista
preferido como resultado de un proceso de licitación. Identifica a un proveedor
de respaldo.
¿CUÁNTO TIEMPO?
De tres a cuatro meses.
¿QUIÉN PARTICIPA?
El equipo central de la fase de
planeación. puede incluir asesores externos. Participarán contratistas y sus
socios.
¿QUÉ SE ENTREGA?
Invitación a concursar: Acuerdos
de nivel de servicio, los encabezados del acuerdo. Contratos. Plan de
transferencia del servicio a subcontratistas.
¿QUÉ SE DECIDE?
La concesión del contrato. A
quién, para qué servicio, durante cuánto tiempo, con criterios de medición.
FASE "4" - TRANSICIÓN
AL NUEVO SERVICIO
¿QUÉ HACE?
Establece los procedimientos para
la administración de la función subcontratada. Transfiere la responsabilidad
formal de las operaciones. Transfiere personal y activos según se hayan
acordado.
¿CUÁNTO TIEMPO?
De dos a tres meses.
¿QUIÉN PARTICIPA?
El equipo central y el gerente de
función de la función subcontratada. Recursos Humanos, usuarios, gerencia y
personal del proveedor.
¿QUÉ SE ENTREGA?
Un plan de transición.
Documentación de los procedimientos de administración y revisión. Entrega de la
responsabilidad formal al subcontratista.
¿QUÉ SE DECIDE?
Procedimientos de terminación.
Fecha de entrega del servicio.
FASE "5" -
ADMINISTRACIÓN Y REVISIÓN
¿QUÉ HACE?
Revisa el contrato de forma
regular, comparándolo contra los niveles de servicios acordados. Planea las negociaciones
para tomar en cuenta los cambios y requerimientos adicionales.
¿CUÁNTO TIEMPO?
De uno a cinco años, dependiendo
de la duración del contrato. Normalmente de tres a cinco años.
¿QUIÉN PARTICIPA?
Representante del contratista
responsable de la entrega del servicio, Representante de la función del
usuario, responsable de la administración del contrato y del proveedor.
¿QUÉ SE ENTREGA?
Un servicio administrado.
Revisiones regulares. Ausencia de sorpresas.
¿QUÉ SE DECIDE?
Verificación anual de la validez
de la evaluación original. Decisión sobre la continuidad del contrato.
Conclusión
Vimos que cada día más las organizaciones buscan alcanzar una mayor
eficiencia a un menor costo, sin dejar de lado los estándares de calidad y
servicio al cliente exigidos, también llevando un proceso de planeación;
organización y análisis para emplear y adaptar nuevas estrategias en las
distintas áreas de la organización para así poder lograr el objetivo que se
plantean q los llevaría a la maximización de su capital y a su vez la satisfacción
de sus clientes.
Esto
porque la utilización de Outsourcing le serviría de apoyo para no preocuparse,
entregándole o contratando una empresa tercera que vendría con la
responsabilidad de hacerlo bien en esa área que se le contrata y así la empresa
se enfocaría de lleno en las áreas que hacen que su empresa surja y sea unas de
las mas competitivas del mercado donde se desenvuelve.
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